The Ausländeramt (immigration office) is one of the most important — and most stressful — places to navigate in Germany. This guide gives you the vocabulary, phrases, and dialogue you need to communicate confidently at the counter.
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Important: Always book an appointment (Termin) before going to the Ausländeramt. Walk-ins are usually not accepted. Book online through the city's official booking system (e.g. service.berlin.de for Berlin).
Key Vocabulary
die Aufenthaltserlaubnis
residence permit
die Verlängerung
extension / renewal
die Wartenummer
waiting number
der Antrag
application / form
die Meldebescheinigung
registration certificate
der Reisepass
passport
das Visum
visa
die Behörde
government authority
der Sachbearbeiter
case worker
die Niederlassungserlaubnis
permanent residence permit
der Bescheid
official decision / letter
der Arbeitsvertrag
employment contract
Useful Phrases at the Ausländeramt
Ich habe einen Termin um 10 Uhr.
I have an appointment at 10 o'clock.
Ich brauche eine Aufenthaltserlaubnis.
I need a residence permit.
Ich möchte mein Visum verlängern.
I would like to extend my visa.
Welche Dokumente brauche ich?
Which documents do I need?
Wie lange dauert das?
How long does that take?
Wann bekomme ich meinen Bescheid?
When will I receive my decision letter?
Ich warte auf meinen Bescheid.
I am waiting for my decision letter.
Ich verstehe das nicht. Können Sie das wiederholen?
I don't understand. Can you repeat that?
Bitte sprechen Sie langsamer.
Please speak more slowly.
Muss ich noch weitere Dokumente einreichen?
Do I need to submit any more documents?
Common Documents — What to Bring
This is a general list. Requirements vary by visa type and city. Always check the official appointment confirmation email for the exact list.
✅ Krankenversicherungsnachweis — Health insurance proof
✅ Kontoauszug / Finanzierungsnachweis — Bank statement / proof of funds
✅ Arbeitsvertrag oder Zulassungsbescheid — Employment contract or university admission letter
✅ Ausgefüllte Antragsformulare — Completed application forms
Model Dialogue — At the Ausländeramt Counter
Read the full dialogue, then practise the "You" lines out loud until they feel natural.
Clerk
Guten Morgen. Bitte zeigen Sie mir Ihren Ausweis.Good morning. Please show me your ID.
You
Guten Morgen. Hier ist mein Reisepass. Ich habe einen Termin um 10 Uhr.Good morning. Here is my passport. I have an appointment at 10 o'clock.
Clerk
Was möchten Sie?What would you like?
You
Ich möchte meine Aufenthaltserlaubnis verlängern.I would like to renew my residence permit.
Clerk
Haben Sie die Meldebescheinigung und Ihren Arbeitsvertrag?Do you have the registration certificate and your employment contract?
You
Ja, hier bitte. Und brauchen Sie auch ein Lichtbild?Yes, here please. And do you also need a passport photo?
Clerk
Ja, ein aktuelles Lichtbild brauche ich auch. Wie lange arbeiten Sie schon in Deutschland?Yes, I need a current passport photo too. How long have you been working in Germany?
You
Seit zwei Jahren. Ich arbeite bei einer IT-Firma in Berlin.For two years. I work at an IT company in Berlin.
Clerk
Gut. Die Bearbeitung dauert circa vier Wochen. Sie bekommen einen Brief.Good. Processing takes approximately four weeks. You will receive a letter.
You
Vielen Dank. Auf Wiedersehen.Thank you very much. Goodbye.