📞 Cultural Shock — Germans Answer with Their Surname
When a German answers the phone, they say their surname: "Schmidt." or "Müller." — not "Hallo?" Many immigrants think they called the wrong number and hang up. This is completely normal in Germany. When YOU call, start with your own name: "Guten Tag, hier ist [Ihr Name]."
The German Spelling Alphabet (Buchstabiertafel)
When giving your name or a reference number over the phone, Germans use a spelling alphabet. You need to know at least: A=Anton, B=Berta, E=Emil, H=Heinrich, I=Ida, M=Martha, S=Samuel, T=Theodor, Z=Zacharias.
A — Anton
B — Berta
C — Cäsar
D — Dora
E — Emil
F — Friedrich
G — Gustav
H — Heinrich
I — Ida
J — Julius
K — Kaufmann
L — Ludwig
M — Martha
N — Nordpol
O — Otto
P — Paula
R — Richard
S — Samuel
T — Theodor
U — Ulrich
V — Viktor
W — Wilhelm
Z — Zacharias
Opening a Call — You Are Calling
Guten Tag, mein Name ist [Name].
Good day, my name is [Name].
Ich rufe an wegen … / bezüglich …
I'm calling about … / regarding …
Ich hätte eine Frage bezüglich meines Antrags.
I have a question regarding my application.
Kann ich bitte mit Herrn/Frau [Name] sprechen?
May I please speak with Mr/Ms [Name]?
Ich möchte gerne einen Termin vereinbaren.
I would like to make an appointment.
When You're Put on Hold
Einen Moment bitte, ich verbinde Sie.
One moment please, I'll connect you.
Bitte warten Sie, Sie befinden sich in der Warteschleife.
Please wait, you are on hold.
Ich warte gerne.
I'm happy to wait.
Für [X] drücken Sie die [1] / Taste [1].
For [X] press [1]. (automated menu)
Asking for Help During the Call
Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen?
Could you please speak a bit more slowly?
Könnten Sie das bitte wiederholen?
Could you please repeat that?
Ich habe das leider nicht verstanden.
I unfortunately didn't understand that.
Wie schreibt man das?
How do you spell that?
Können Sie das buchstabieren?
Can you spell that out?
Leaving a Voicemail
"Guten Tag, hier ist [Ihr Name]. Ich rufe an wegen [Grund]. Meine Telefonnummer ist [Nummer]. Ich bin erreichbar [wann — z.B. vormittags / nach 14 Uhr]. Vielen Dank. Auf Wiederhören."
Full Dialogue — Calling the Ausländerbehörde
Office
Ausländerbehörde München, Müller, guten Tag.
Immigration Office Munich, Müller speaking, good day.
You
Guten Tag, mein Name ist Hassan. Ich rufe an, weil ich eine Frage zu meiner Aufenthaltserlaubnis habe.
Good day, my name is Hassan. I'm calling because I have a question about my residence permit.
Office
Ja, gerne. Wie lautet Ihre Vorgangsnummer?
Yes, of course. What is your reference number?
You
Die Nummer ist A-4-7-2-3. Also: Anton, vier, sieben, zwei, drei.
The number is A-4-7-2-3. So: Anton, four, seven, two, three.
Office
Einen Moment bitte, ich schaue nach.
One moment please, I'll look that up.
You
Ich warte gerne.
I'm happy to wait.
Office
Ihr Antrag wird noch bearbeitet. Wir melden uns in zwei Wochen.
Your application is still being processed. We'll be in touch within two weeks.
You
Verstanden. Vielen Dank. Auf Wiederhören.
Understood. Thank you very much. Goodbye.
Grammar — Konjunktiv II for polite phone requests
On the phone, Konjunktiv II makes you sound much more polite and competent:
Können Sie langsamer sprechen? (can you) — acceptable
Könnten Sie langsamer sprechen? (could you) — more polite ✓
Würden Sie das wiederholen? (would you repeat that?) — very polite ✓
Emergency Phrases — If Completely Lost
Entschuldigung, ich verstehe kein Deutsch. Sprechen Sie Englisch?
Excuse me, I don't understand German. Do you speak English?
Könnten Sie mich mit jemandem verbinden, der Englisch spricht?
Could you connect me with someone who speaks English?
Ich rufe später nochmal an. Auf Wiederhören.
I'll call again later. Goodbye.
Why do Germans answer the phone with their surname?
This is a long-standing German telephone etiquette custom. When answering, Germans identify themselves immediately. In professional contexts, they say "Firma XYZ, Müller, guten Tag." At home, they often just say their surname. This signals professionalism and clarity. When you call, do the same: start with "Guten Tag, hier ist [Ihr Name]."
What is "Auf Wiederhören" vs "Auf Wiedersehen"?
"Auf Wiedersehen" means "goodbye" when you can see each other (sehen = to see). "Auf Wiederhören" means "goodbye" on the phone (hören = to hear). Using the correct one shows you know German well. "Tschüss" is also acceptable informally.