Finding and renting an apartment in Germany involves contracts, deposits, utility bills, and formal letters. This guide covers everything from the first viewing to moving out — in German and in English.
Many German apartments are rented "ohne Einbauküche" (without a fitted kitchen). The previous tenant takes their kitchen units and appliances with them. This is completely normal and legal in Germany. Always ask: "Ist eine Küche vorhanden?" (Is a kitchen present?) before signing.
| German | Article | English | Important detail |
|---|---|---|---|
| die Kaltmiete | die | cold rent (excl. utilities) | Base rent without additional costs |
| die Warmmiete | die | warm rent (incl. utilities) | What you actually pay each month |
| die Nebenkosten | die (pl.) | additional costs / utilities | Heat, water, maintenance, cleaning |
| die Kaution | die | security deposit | Max. 3 months Kaltmiete by law |
| der Mietvertrag | der | rental contract / lease | Always read before signing! |
| unbefristet / befristet | adj. | unlimited / fixed-term | Unbefristet is better for tenants |
| die Kündigungsfrist | die | notice period | Usually 3 months for tenants |
| der Vermieter | der | landlord | Who you rent from |
| der Mieter | der | tenant | You (the renter) |
| die Hausverwaltung | die | property management | Contact for repairs and bills |
| die Besichtigung | die | apartment viewing | Before you sign the contract |
| die Übergabe | die | handover (moving in/out) | Keys exchanged, condition noted |
| das Übergabeprotokoll | das | handover document / checklist | Documents apartment condition |
| der Mangel | der | defect / fault | Report defects immediately in writing |
| der Schaden | der | damage | Water damage = Wasserschaden |
| die Nebenkostenabrechnung | die | utilities settlement / bill | Annual settlement — can mean refund OR extra payment |
| Wohngemeinschaft (WG) | die | shared apartment / house share | Very common for students |
| die Wohnungsgeberbestätigung | die | landlord confirmation letter | Required for Anmeldung (registration) |
In Germany, you must report defects in writing. An email or letter is your legal protection. Here is a template:
Betreff: Mängelanzeige — Wohnung [Adresse]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Vermieter/Hausverwaltung],
hiermit möchte ich Sie auf folgende Mängel in meiner Wohnung hinweisen:
[Beschreibung des Mangels — z.B. "Im Badezimmer gibt es einen Wasserschaden an der Decke." / "Die Heizung im Schlafzimmer funktioniert nicht."]
Ich bitte Sie, sich um die Beseitigung des Mangels zu kümmern.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]